Importare dati in Access

[francogilles]

Ciao, premetto che di Access sono un totale incompetente.

Prefazio: 2 anni fa un tecnico (a pagamento) a creato in ditta un files di Acces (97) importando, da un file di Excel, i dati relativi ad una tabella creata in questo file di Excel che riepiloga tutti le caratteristiche salienti dei prodotto che produciamo, ora avendo formattato e reinstallato Windows 98 abbiamo anche aggiornato il pacchetto di office alla versione 2000 e qui è bastato aggiornare il file di access (all'apertura dello stesso) alla versione 2000 x averlo perfettamente funzionante come prima.

Problema: abbiamo avuto però la necessità di aggiungere altri dati al file di Excel e poi di importarli in quello di Access, siccome la mole dei cambiamenti è notevole vorrei fare un file di Access nuovo ma riscontro dei problemi già creando le tabelle di Access.
Descrivo prima il file di Excel:
in esso vengono presi dei dati (identificativi-tipo codici) presenti in ogni file di excel che si trova in una determinata cartella (c.ca 1200 al momento), poi in base a questi dati vengono presi altri valori (tecnici-solo numerici) presenti in un altro file di excel, in base a questi valori numerici vi sono delle colonne con formule (che generano i valori aggiornati).

A questo punto vado in Access per creare un nuovo file:

Database di Access vuoto->OK->Salva nuovo database->Nome->(in tabelle)Modifica->Carica dati esterni->Importa

Qui importo i dati dal file di excel, che però sono diventati cinque e non uno (tutti comunque sono esattamenti identici come descritto sopra, l'unica cosa che cambia è la cartella in cui vanno a cercare i file da cui prendere i dati identificativi-tipo codice), alla fine dell'importazione però appare sempre in messaggio di errore che dice che ci sono stati degli errori nell'importazione e di vedere il file creato (DATABASE$Errori_Importazione), guardo in questi file ed in tutti l'errore che mi da "è errore di conversione", io controllo e non riesco da cosa derivi ma controllando nel DATABASE creato tutti i valori sono esatti, i miei dubbi sono 2:
l'errore deriva dai file originali di excel (quelli presenti nella cartella da cui vengono presi i dati identificativi/tipo codice)? penso questo perchè gli "errori di importazione" riguardano solo campi in cui ci sono dati identificativi/tipo codice;
queste tabelle create (DATABASE$Errori_Importazione) possono essere eliminate oppure no? oppure va risolto il problema degli errori e poi rifatta l'importazione dei dati? oppure risolvendo il problema verranno automaticamente eliminati?;
posso lavorare su queste tabelle (query - report sperando di ricordarmi come si fa) o devo tassativamente sistemare gli errori prima?
Lungo ma spero di essere stato chiaro [img]smileys/smiley52.gif[/img]

[Silvano190]

con tutta probabilità il formato del campo è diverso tra excel e tabella access, per cui hai le segnalazioni.
Non credo(vado a memoria) che le tabelle DATABASE$Errori_Importazione create influiscano, ma fa una prova semplice semplice: Crei in database nuovo - vai su carica dati esterni e importa la parte significativa del dabase originale. Provi a far funzionare il database di prova e se non hai problemi puoi tranquillamente cancellare le tabelle di errore.Bye

[francogilles]

Ciao Silvano, scusami non capisco bene (access x me è Zero)
cosa vuol dire con tutta probabilità il formato del campo è diverso tra excel e tabella access?
però x tagliare la testa al toro ho preso il file di excel e ho formattato le celle tutte eguali (o testo o numero con da 0 a 5 decimali), ho rifatto il database nuovo ma il difetto è rimasto eguale.
Boh, penso che rinuncerò all'idea e cercherò di fare tutto in excel, grazie comunque e ciao [img]smileys/smiley52.gif[/img]

[Silvano190]

Nella tabella access, in visualizzazione struttura, controlla se hai dato lo stesso tipo di campo che ha excel: se excel hai formattato un campo come numero standard con due decimali, in access devi avere il campo come numerico, con due decimali. QUi però non so se lo devi trattare come precisione singola, doppia ecc. (non conosco bene excel e non so come tratta i numeri, per poter fare un raffronto con access).

[francogilles]

Ciao, scusa se insisto ma prima di arrendermi le provo tutte anche se va di male in peggio.
Ho fatto come mi hai detto ma non cambia nulla.
Ho provato allora a fare sia Importa che Collega tabelle;
in entrambi i casi da errori nell'importazione, ma mentre in Importa quando vado poi a vedere la tabella creata è tutto OK, in Collega tabelle quando vado a vederla ho dei campi con #Num! ????
Perchè questa differenza?
Inoltre la correzione delle impostazioni dei campi la posso fare solo con Importa, ma mi sono accorto che con Importa la tabella non viene aggiornata all'apertura di Access (dovrei quindi rifare l'importazione ogni volta che apro il file?) mentre ciò avviene con Collega tabelle ed è cio che mi servirebbe, x cui ora il problema è che ho una tabella con dei valori #Num!?
Che dici è meglio se rinuncio ?
Ciao [img]smileys/smiley52.gif[/img]

[Silvano190]

Scusa, ma ho riletto più attentamente il primo post: inpratica tu importi in un dbase vuoto, se capisco bene. Io invece intendevo che importavi in tabelle già create, per questo ti dicevo di riferirti ai tipi di campo.
Mi viene in mente ora, perchè non prendi il foglio excel, lo salvi come dbf (dbaseIV) e poi apre il dbase creato con access? lui ti crea un mdb con tutte le tabelle importate correttamente. (ti dirà che non trova il .ndx - ignoralo)- che ne dici?

[francogilles]

Ciao, provato mi dice: Impossibile salvare il file in formato dbf4 (dBASEIV) perchè non supporta il formato con fogli multipli, Salvare solo il foglio attivo?
Gli dico di si e dopo un paio di richieste di conferma di salvataggio (in cui dice che perde delle caratteristiche presenti nel foglio) lo salvo e poi in access lo apro e mi sembra tutto Ok, credo però che cosi devo fare tutta la procedura ogni volta che aggiorno il file di excel originale (sono 5 x cui la procedura 5 volte), non è pratico troppo lungo.
Adesso vado a casa domani ci ripenso, grazie mille comunque ciao buona serata [img]smileys/smiley52.gif[/img]

[francogilles]

Ciao, allora faccio un riepilogo:
sia con Importa dati che con il database in formato dBASE IV importo tutti i dati correttamente ma entrambi non si aggiornano automaticamente quando aggiorno il file di excel;
invece con Collega tabelle avviene l'aggiornamento automatico però con il problema dei valori #Num!, mi sono accorto che questi valori sono in 3 campi il cui formato dopo l'importazione dovrebbe essere Numerico ed invece risulta essere Testo, il problema può essere qui?
Non riesco ad intuire perchè non vede/importa correttamente questi tre campi, inoltre facendo Collega tabelle non posso poi modificare il formato del campo, ma il bello è che durante l'importazione appare nelle finestre di dialogo un'anteprima della tabella che verrà e li i valori sono esatti, mah mistero!?!?!.
Ciao [img]smileys/smiley52.gif[/img]

[Silvano190]

Io francamente di excel mastico ben poco, solo a livello piuttosto elementare, e tutti gli esperti di excel che conosco non sanno nemmeno cosa sia access (che roba è? mi dicono).
QUi invece occorre qualcuno esperto sia di excel che di access.
Forse ti conviene mettere un nuovo post, ben dettagliato; questo ha ormai troppi thread e probabilmente non viene più letto dagli esperti.
Ciao e auguri di Buon Natale [img]smileys/smiley52.gif[/img]

[francogilles]

Grazie contraccambio gli auguri, penso che ci rinuncio e vedo cosa riesco a fare in excel.
Ciao [img]smileys/smiley52.gif[/img]